Plusieurs éléments entrent en jeu lorsqu’un chef d’entreprise doit choisir un espace locatif, plus précisément un entrepôt à louer pour y établir sa société. Compte tenu du coût de la location, de la durée de contrat de bail et de l’aménagement indispensable aux exigences de l’entreprise, cette sélection ne doit en aucune manière être faite au hasard. En effet, une société, quelle que soit son activité, ne déménage que très rarement pendant son développement sur le marché et au cours de son existence.
Choisir la localisation parfaite du hangar à louer
Pour les dirigeants d’entreprise, le choix de l’emplacement d’un local d’activité à louer est capital lorsqu’il est nécessaire de se déménager. De ce fait, il est indispensable de prendre le temps de bien analyser l’accessibilité par les voies terrestres (ponts, autoroutes) et les stationnements disponibles. La communauté d’affaires se trouvant sur place, la qualité du quartier ainsi que la variété de restaurants se situant à proximité sont également à prendre en compte dans la sélection de la localisation d’un espace locatif. En même temps, il convient de bien étudier le bassin de travailleurs dans la ville. Avant de prendre la décision de louer un local commercial, il est fortement conseillé de garder les collaborateurs informés des démarches essentielles au choix de l’emplacement de location de local d’activité. En effet, la ville ou le quartier où se trouver le nouveau local a surement un impact considérable sur leurs moyens de déplacement. Ainsi, le chef d’entreprise doit informer les employés sur les localisations envisagées. Il doit aussi donner la chance aux salariés de donner leurs avis sur certaines localisations sélectionnées. Par ailleurs, il convient de se déplacer pour faire la découverte des villes et des emplacements exceptionnels qu’on ne connaît pas encore. En effet, certains emplacements peuvent être moins connus, mais réservent des surprises pour des activités précises. Cela dit, pour trouver une agence spécialisée dans l’immobilier d’entreprises et qui peut proposer des espaces locatifs dans des endroits d’exception, il suffit par exemple de consulter le site arthur-loyd.com. Cette prestataire collabore notamment avec de différents partenaires qui lui permettent de trouver rapidement un espace locatif qui répond à l’exigence d’un dirigeant d’entreprise, quelle que soit son activité.
Évaluer la surface indispensable pour le présent et l’avenir
Bien étudier la superficie indispensable à l’activité pour le présent et pour le futur permet à un dirigeant d’entreprise de trier facilement les locaux disponibles à la location sur le marché. Toutefois, l’évaluation de la surface désirée est souvent exercice plus difficile à traiter. Effectivement, il est important de projeter les besoins futurs de la société dans l’évaluation.
Dans cette optique, le dirigeant doit déterminer la situation de sa structure dans 10, 15 ou même 30 ans. Cela permet par exemple de déterminer s’il faut opter pour la location local d’activité disposant d’une grande cuisine afin d’accommoder tous les salariés ou d’une grande salle de conférence essentielle aux réunions internes et à la réception des clients et des partenaires.
En général, il y a souvent une marge d’erreur dans l’analyse des besoins à l’avenir, il est recommandé donc de choisir un espace locatif offrant plus d’espace que ce qu’on imagine, question de réduire au minimum le risque d’être d’avoir des problèmes de superficie dans le futur. Aussi, le chef d’entreprise ne doit pas être trop strict en ce qui concerne la surface recherchée, car en étant trop exigeant, il peut rater les locaux commerciaux disposant de belles qualités.
En outre, il est souvent intéressant de louer un local adjacent, afin de pouvoir l’agrandir lorsque l’activité de l’entreprise se développe. Ainsi, il est recommandé d’établir une échelle plutôt flexible d’une surface maximale et minimale à prendre en compte et de garder en tête qu’il est plus avantageux de choisir un local plus grand que de ce qu’on estime suffisant actuellement, question de garder une marge de manœuvre.
Déterminer le budget de location de local d’activité
Le coût nécessaire à un bureau ou à un entrepôt à louer se compose généralement d’un « loyer additionnel » et d’un « loyer de base ». Ce dernier est lié à la surface de la zone qu’on occupe pour la société. Quant au loyer additionnel, il inclut des charges additionnelles regroupant les frais d’exploitation du local ainsi que les taxes foncières.
Ainsi, le loyer de base est souvent fixe tandis que le loyer additionnel est estimé au cours du bail afin de refléter les coûts réels à acquitter. Ce type de loyer est estimé pendant la signature du contrat. Ce qui n’empêche toutefois le fait qu’il peut varier au cours de l’engagement. De ce fait, il est préférable de garder une marge de manœuvre afin de prévenir les mauvaises surprises.
Outre le budget consacré au loyer, il faut aussi prévoir des coûts d’aménagement et de rénovation de l’immeuble en plus des frais d’installation. Pour éviter de nuire aux activités de la société, il est possible de demander une période de préoccupation afin de faire les travaux de rénovation sans avoir à acquitter des frais de loyer à deux endroits en même temps.
Par ailleurs, si le dirigeant souhaite afficher le logo de son entreprise sur l’immeuble, des frais sont également à prévoir afin de pouvoir profiter d’un bon affichage. Ce type de contrat doit être déterminé avec le propriétaire. Mis à part cela, d’autres frais doivent être programmés comme l’assurance qui doit être conforme aux recommandations du locateur, le mobilier, la mise en place d’un système téléphonique et d’un réseau wifi ainsi qu’un système d’alarme. Enfin, il convient de ne pas se contenter seulement sur le loyer et par contre de bien évaluer les coûts totaux de l’installation dans le nouveau local.
Organiser plusieurs visites d’entrepôts à louer
Certains entrepots a louer peuvent être convaincants « sur dossier », mais souvent décevants lors de la visite. De ce fait, il est indispensable de programmer plusieurs visites des espaces locatifs qui répondent à ses critères pour bien analyser tous les recoins de l’espace disponible en location et les espaces communs de l’immeuble. De préférence, il convient de demander l’accompagnement d’un expert lors de ces visites pour avoir plusieurs avis et poser les bonnes questions au gestionnaire de la zone commerciale mise en location.
Il est également important de préparer un tableau d’appréciation commun à chaque espace locatif visité, ce qui permet au chef d’entreprise de mieux analyser les points forts et les points faibles de chaque option. Ainsi, un local peut gagner de nombreux points pour la qualité de ses aires collectives et sa superficie, mais en perdre en matière d’accessibilité et de stationnement. Après, il est souvent conseillé de se retourner à plusieurs reprises dans les locaux finalistes de la liste pour informer ou confirmer les principales impressions.
En outre, le manager d’entreprise doit privilégier les locaux où l’administration est sur place. Cela facilite amplement la vie de locataire. Pendant la visite, il doit aussi vérifier l’amabilité et la flexibilité du locateur en répondant à des questions. Le meilleur locateur doit être disponible à tout moment lorsque les clients demandent des rendez-vous pour une visite de l’espace locatif, ça donne en effet une indication précise sur sa disponibilité à l’avenir.
Planifier la rénovation et l’aménagement du local d’activité à louer
En collaborant avec une agence spécialisée dans l’immobilier d’entreprise, il est possible de trouver un hangar a louer qui répond déjà aux besoins de la société et qui n’exige aucune modification pour l’accueillir. Si tel est le cas, le dirigeant d’entreprise peut donc économiser un capital important. Sinon, il doit obligatoirement planifier la rénovation et l’aménagement de l’espace locatif pour qu’il réponde exactement à ses besoins.
Pour ce faire, il convient de préparer un plan d’aménagement avant les travaux de manière à prévoir l’emplacement des aires communes, des pièces, de la climatisation, des plaintes de chauffage et des prises de courant. À la même étape, il est indispensable aussi de planifier, en cas de besoins, des modifications au niveau des planchers (époxy, céramique, etc.).
Mis à part cela, si l’entreprise doit installer une cuisine, des garde-robes ou autres pièces à l’intérieur de l’espace locatif, le dirigeant doit obligatoirement étudier le plan d’aménagement en fonction de la superficie disponible avant de finaliser le contrat de bail. En ce qui concerne les espaces locatifs de type bureaux en centre d’affaires ou en coworking, le dirigeant d’entreprise doit s’assurer que les espaces aient un balancement d’horaire bien adapté à ses heures d’activité et de travail. Par exemple, si la société utilise des camions qui ne peuvent circuler que pendant la nuit, il est important de vérifier que l’espace locatif est bien accessible à tout moment.
Il en va de même pour les vacances, il doit anticiper les périodes de fermeture de la zone commerciale. Cela permet notamment d’éviter l’arrêt temporaire de l’activité de l’entreprise, qui a souvent une répercussion importante sur le chiffre d’affaires. En outre, si le dirigeant n’a pas assez de temps pour la visite ni pour la planification de l’aménagement, il peut facilement solliciter le service d’une agence immobilière ayant une expérience importante dans la recherche des espaces locatifs. Cette structure peut en effet prendre en charge le projet d’installation d’une entreprise, quel que soit le type du bien qui convient à son activité.