Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs ?

La dématérialisation est un système qui a pris un essor dans les petites et moyennes entreprises et les TPE. Il s’agit d’ailleurs d’une obligation légale pour tous les professionnels à partir de 2024. Il est donc temps d’anticiper les changements en mettant en place une solution rapide, fiable et efficace.

Dématérialisation des factures fournisseurs : comment ça marche ?

Pour la dématérialisation des factures fournisseurs, les dirigeants ont le choix entre plusieurs solutions en fonction des ressources disponibles. D’abord, il y a les factures en papier qui sont scannées et envoyées par mail. Par la suite, les clients peuvent les stocker dans un endroit dédié à cet effet (en ligne par exemple). Toutefois, il faudrait démontrer que la facture est conforme à l’original.

Mais il existe aussi une solution plus complète : la facture électronique. Pour garantir son authenticité, il faudrait qu’elle respecte plusieurs critères comme l’intégrité de son contenu et la lisibilité des informations. Dans ce cas, le fournisseur transmet une facture électronique grâce à un système EDI ou Échange de Données Informatisées. Avec cet outil, le paiement est automatique. Néanmoins, la signature électronique est indispensable pour valider le document. Il faudrait aussi se référer à l’article 233 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 qui mentionne les conditions d’émission, de signature et de stockage. Pour plus d’informations, rendez-vous sur ce site.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs ?

La dématérialisation des factures permet avant tout d’accélérer le traitement des données. La validation numérique des échanges de services ou de produits est en effet un excellent moyen pour gagner du temps. De plus, c’est la meilleure solution à mettre en place pour supprimer les problèmes liés à l’archivage des papiers. Il n’est plus nécessaire de prévoir un lieu de stockage où conserver toutes les paperasses de l’entreprise. Ce qui permet de réaliser des économies substantielles. Les documents seront stockés directement en ligne via cloud. Ce qui limite les risques de pertes et de vol. En outre, ils sont accessibles à tout moment et à tout endroit et peuvent être partagés entre plusieurs collaborateurs. Ils peuvent d’ailleurs consulter les données instantanément.

Par ailleurs, il est possible d’intégrer ces preuves avec les fonctionnalités comptables pour accélérer les procédures et valider les achats. Les outils les plus récents sont, en effet, capables de se connecter aux logiciels de comptabilité. Ainsi, après l’enregistrement de chaque opération, le niveau de stocks sera mis à jour en temps réel. Ce qui permet à l’équipe de gagner en efficacité. De même, la fiabilité de l’archivage et la fluidification du circuit de validation sont autant des raisons qui poussent les dirigeants à se tourner vers la dématérialisation des factures fournisseurs. Enfin, vous pouvez minimiser les risques de retard de paiement puisque le logiciel vous alerte avant l’échéance de chaque facture.

Réception des factures fournisseurs : comment procéder ?

La dématérialisation des échanges est une procédure avantageuse aussi bien pour l’entreprise émettrice que pour le destinataire.

Quoique pour valider les documents, la signature des responsables concernés est indispensable. Mais là encore, il faudrait garantir l’identité des signataires et la conformité des factures dématérialisées.

Pour l’archivage, la loi impose une durée de conservation de 10 ans pour les documents commerciaux et 6 ans pour le fisc. Même au fil des années, le système d’archivage doit garantir l’intégrité des contenus et l’authenticité de l’origine. Il est donc impératif de trouver une solution fiable qui respecte les normes en vigueur.

Pour automatiser chaque étape de vos processus en toute sécurité, il est fortement recommandé de passer par une entreprise spécialisée proposant des solutions de dématérialisation en temps réel. En fait, en faisant appel à un expert, vous pourrez trouver facilement un logiciel adapté aux besoins de votre société.