Pourquoi signer électroniquement un document ?

signer électroniquement un document

Actuellement, la signature électronique est de plus en plus utilisée au sein des entreprises et des organismes. En effet, la crise sanitaire a eu comme effet la généralisation du télétravail et la limitation des déplacements. Afin de permettre à une société de continuer à fonctionner et de réaliser ses actes commerciaux et administratifs, il est devenu indispensable de signer des documents à distance. Selon une enquête, 41 % des documents en rapport avec les ressources humaines et 49 % pour parapher des dossiers liés à la vente sont concernés par la signature électronique.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Selon universign.com, la solution de signature électronique partage la même valeur légale que la signature manuscrite. Il s’agit d’un mécanisme qui permet de garantir qu’un document électronique est intègre et qui sert à authentifier son auteur, cela par ressemblance avec celle d’une signature manuscrite sur un document en papier. Elle correspond à une suite de caractères et n’est pas visuelle ce qui la différencie de la signature écrite. Avec la signature électronique, vous pouvez signer des documents importants sans contact physique et seulement en un instant. Pour le bon fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez signer électroniquement les actes notariés, les documents juridiques, les documents comptables, les devis, les mandats et les compromis de vente, les factures, les bons de commande et surtout les contrats de travail.

Les documents signés électroniquement doivent être authentiques, non réutilisables, infalsifiables, irrévocables et inaltérables. Cela signifie que l’identité de la personne qui a signé doit être facile à retrouver certainement, que la signature ne peut être mise sur un autre dossier, qu’un signataire ne peut pas utiliser l’identité de quelqu’un d’autre, que le particulier qui a signé ne peut pas contester le document et qu’une fois signé, il doit être impossible de le modifier. Ces éléments permettent d’atteindre l’objectif de rapporter une preuve du consentement, d’authentifier son auteur et de garantir l’intégrité du document.

Quels sont les différents types de signatures électroniques ?

Il existe 3 différents types de signatures électroniques : La signature électronique standard en niveau 1, la signature électronique avancée en niveau 2 et la signature électronique qualifiée en niveau 3. Cette dernière est la plus complète, la plus onéreuse et la plus lourde à mettre en œuvre. Toutefois, elle est très pratique au niveau des plans techniques et juridique. Elle exige qu’un dispositif de qualifié pour la signature électronique et une clé de signature soit délivré uniquement à une personne physique. Cela veut dire qu’il n’est pas possible pour une société de signer un document qu’au travers d’une personne physique ou d’un représentant. Celle du niveau 2 avancée est très courant auprès des entreprises. Ceci par le fait d’utiliser une clé privée accessible au propriétaire de la signature et uniquement à elle via son Smartphone. Cela afin de garantir l’intégrité de l’acte, de lier l’auteur et la signature et d’identifier la personne signataire.

Le type de signature électronique standard est souvent utiliser lorsque l’on scanne une signature manuscrite apposer sur un document envoyer par mail, quand on signe sur un appareil électronique ou que l’on tape le code secret d’une carte de crédit. On l’appelle souvent signature numérique. Ce type de signature électronique dispose une valeur juridique limitée. Ainsi, il ne garantit pas l’identité du signataire ni l’intégrité des données signées. Son objectif est de simplifier les processus internes tels que les contrats, les commandes, les accusés de réception, les autorisations, etc. Le choix de la signature électronique à utiliser doit dépendre de l’enjeu et de l’usage du document à signer, mais elle doit être défini par l’elDAS.

Pourquoi signer électroniquement un document ?

La signature électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Elle permet de gagner du temps et de l’argent. C’est aussi un mécanisme qui contribue à améliorer les conditions de vie des clients et des employés, d’automatiser les processus des actions et des traitements des documents et de faire des économies concernant l’encre, les papiers pour les impressions des documents à signer. De plus, cette pratique permet aussi de sécurise les données dématérialisées, de suivre en temps réel l’état d’avancement des dossiers, d’accélérer la procédure de signature des documents et de faciliter l’échange et l’envoi des documents, car ces derniers peuvent se transférer par Smartphone, ordinateur, tablette, etc. C’est alors une excellente opportunité de faire un premier pas dans la transformation numérique d’une organisation.

Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?

La signature électronique gratuite dispose la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. D’après la loi, elle est fiable et garantie la fiabilité et l’identification d’un document signé. Elle est recevable comme étant une preuve lors d’un litige. Afin de l’adopter, il est indispensable d’utiliser un logiciel ou un matériel adapté et l’installer dans le système de l’entreprise. Pour signer électroniquement un document, il suffit d’ouvrir le document et de cliquer sur le bouton signer qui s’affiche. Ensuite, il faut taper le code préalablement choisi afin de mettre en route le programme dédié à la signature électronique.

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